Letni razgovori

Če ne vprašaš, ne veš.

 

Ljudje, naši zaposleni, so največje bogastvo podjetja. Brez sodelovanja sodelavcev ne bi prišli daleč, zato je pomembno vzpostaviti enakovreden sistem dialoga, ki vrednoti preteklost, načrtuje prihodnost in pregledno povezuje delo vseh v uspešno celoto – podjetje zadovoljnih uslužbencev.

 Letni razgovori so mehanizem, ki omogoča učinkovito načrtno delo vodij s sodelavci. Z njim lahko konsistentno spremljamo kadre in usmerjamo njihove strokovne usposobljenosti, razvojni potencial in delovno uspešnost.

DIALOG JE NEPOGREŠLJIV

Z letnimi razgovori omogočamo vzpostavitev jasne dvosmerne komunikacije med vodjem in njegovimi sodelavci. Naredimo jasen pregled dela preteklega obdobja, natančno določimo cilje in naloge za naslednje leto in se dogovorimo glede razvoja posameznika v podjetju. Da bi imeli letni razgovori trajno in uporabno vrednost ter da bi bili uspešno izvedeni, morajo biti predvsem skrbno načrtovani.

KDO NAJ BO NAVZOČ?

- Vsi udeleženci letnih razgovorov morajo biti predhodno primerno pripravljeni.

- Vodje so izvajalci letnih razgovorov s svojimi neposredno podrejenimi sodelavci.

- Uslužbenci letnih razgovorov morajo dobiti informacije o samem poteku in vsebini, da se lahko nanj pripravijo kot enakopravni partner. Udeleženci letnih razgovorov so tudi organizatorji in strokovnjaki kadrovskih služb, ki v celoti pokrivajo področje razvoja kadrov. Ti pripravijo navodila o poteku, priskrbijo ustrezne obrazce in skrbijo za nemoten potek procesa.

TERMINSKI NAČRT

Izvedbo je treba tudi terminsko podrobno načrtovati. Sam pogovor naj traja eno oziroma največ dve uri. Poteka naj se v prostorih, ki omogočajo prijetno, sproščeno ozračje in zasebnost. Po zaključku je treba narediti analizo in pripraviti smernice za ciljno usposabljanje. Strokovnjaki kadrovskih služb na podlagi letnih razgovorov ocenjujejo delovno uspešnost, skrbijo za načrte izobraževanj in druge procese kadrovanja.

Na letnem razgovoru se vodja in sodelavec pogovorita o:

  • širših ciljih nalog in rezultatih dela v preteklosti in prihodnosti,
  • težavah, povezanih z delovnim področjem, ter
  • načrtovanju razvoja uslužbenca.

Sama tematika se navezuje na vlogo sodelavca v podjetju, delovne naloge, ki jih je do sedaj opravljal, in njegov osebni karierni razvoj. Vodja in sodelavec se pogovorita o njegovi strokovni usposobljenosti, kompetencah in primernosti za določeno delovno mesto. Ko sistem letnih razgovorov dobro deluje, se lahko z njim v podjetje vpelje tudi različne novosti, pobude in spremembe.

POPLAČANI TRUD

Z letnimi razgovori zaposleni dobijo priložnost, da svoje težave, s katerimi se srečujejo na delovnem mestu, zaupajo vodjem. Tako se počutijo bolj pripadni podjetju in upoštevani pri vodstvu. Vodje pa s tem dobijo priložnost, da z njimi navežejo pristnejši stik in dobijo boljši vpogled v samo delo sodelavcev oziroma zaposlenih.

Priprava sodelavca na letni razgovor naj vsebuje:

  • Kratek pregled njegovih nalog (navedene naj bodo konkretno).
  • Opis zadovoljstva z opravljenim delom (Za katere naloge misli sodelavec, da jih je dobro opravil? Kaj bi lahko opravil bolje? Kaj bi se moralo spremeniti? Kakšno je bilo sodelovanje s sodelavci in nadrejenimi? Kaj so morebitni razlogi za težave?).
  • Značilnosti njegove strokovne usposobljenosti? (Katera znanja, veščine, spretnosti in sposobnosti so bistvene za opravljanje tega dela? Kako jih pridobiti oziroma izboljšati?).
  • Druge interese, ambicije in ovire pri delu (Kakšno delo zaposlenega najbolj veseli? Kakšna vrsta dela mu najbolj leži? Na katerem kariernem področju bi si želel razvijati? Kje se vidi v prihodnosti?).
  • Konkretna izpopolnjevanja in izobraževanja (Kaj bi bilo možno pri delu zaposlenega v naslednjem letu izboljšati? Katerih izobraževanj naj bi se zaposleni udeležil?).

V letnem razgovoru vodja s sodelavcem uskladi, katere so ključne kompetence njegovega dela, ki odločilno vplivajo na uspešnost. V nadaljevanju pa ugotavljata, koliko posameznik tem zahtevam tudi ustreza oziroma kako bi se dalo ukrepati, da bi se zahtevane kompetence na delovnem mestu tudi čim bolj prekrivale z dejanskimi lastnostmi zaposlenega.

Za vodjo letnega razgovora ali kadrovika je pomemben tudi pristop do pogovora:

  • bodite odprti, dostopni in prijazni,
  • začnite s splošnim pogovorom (kramljajte, navežite pristen stik),
  • v svojih stališčih bodite jasni in konkretni (navajajte konkretne primere in možne rešitve),
  • ko izražate kritiko, bodite konstruktivni (najprej pohvalite delo zaposlenega, nato podajte predloge za izboljšave in na koncu zopet pozitivno ovrednotite delo, nikoli osebnosti ali značajskih lastnosti zaposlenega).

Vir: PRIROČNIK – LETNI POGOVOR S SODELAVCEM, avtorica: mag. Judita Bagon (kadrovska služba vlade RS)

Martina Kepec
/ZaUspeh/september 2006/