Osem skrivnosti učinkovitega managementa

Ste se že kdaj vprašali: "Zakaj je toliko organizacij in podjetij, ki zgolj životarijo in se prebijajo iz dneva v dan?" Zakaj se vi prebijate iz dneva v dan?"

Malokrat naletimo na iskren odgovor, ki se glasi: "Uspeh ali neuspeh podjetja je odvisen od vodenja." Podjetje je dejansko ogledalo vodje – managerja. Uspešno in prodorno je toliko, kolikor je uspešen in prodoren najvišji vodilni v podjetju oziroma organizaciji. Čas je, da spoznamo, kaj je učinkovito vodenje in kako ga razvijati.

Prva skrivnost – komunikacija

Voditelji so najboljši komunikatorji. Temelj dobre komunikacije pa je učinkovito poslušanje. Če se niste sposobni skoncentrirati in poslušati, boste verjetno preslišali drobne, a pomembne informacije. Vendar pa poslušati pomeni mnogo več, kot le biti pozoren in slišati sporočilo. Učinkovita komunikacija je vzajemni proces, ki pri iskanju pomena in razumevanja zahteva tako čustvene kot umske spretnosti. Poslušanje je interaktiven in ne pasiven proces, ki zahteva osredotočenost vaše energije in pozornosti na govorca in njegovo sporočanje.

Povzetek veščin za učinkovito poslušanje:

  • Nadomestite slabe poslušalske navade z dobrimi poslušalskimi tehnikami.
  • Sprašujte, da razjasnite, česar niste razumeli, in potrjujte razumljeno.
  • Povedano ponovite oziroma potrdite svoje razumevanje z vprašanjem.
  • Zgradite dobre komunikacijske vezi. Pokažite sogovorniku, da ga cenite, ter sočasno jasno izrazite načela, ki jih cenite vi.
  • Povežite svoje ideje z idejami drugih, to bo spodbudilo kreativnost in odprto atmosfero.

Druga skrivnost – jasni in navdušujoči cilji

Naslednja veščina, ki jo močni voditelji uporabljajo z velikim uspehom, je postavljanje jasnih ciljev, ki jih lahko vsi razumejo. Cilji naj bodo v skladu s splošno vizijo skupine ali podjetja. Prav tako morajo biti cilji fleksibilni in pripravljeni na spremembe prioritet ter pojav novih okoliščin. Cilji so namreč vodila, in ne ukazi, ki se jih ne bi dalo prilagoditi novim izzivom. Zapomnite si, da so pravi cilji pametni (SMART):

Specifični

Specific

Merljivi

Measurable or Observable

Uresničljivi

Achievable

Realistični in relevantni

Realistic and relevant

Zastavljeni ob pravem času

Timely

Povsem pozitivni

Totaly positive

Tretja skrivnost – povratne informacije

Sposobnost voditelja podajati dobro povratno informacijo je pomemben del zdrave komunikacije. Kot dober voditelj morate biti pri tem konsistentni in pošteni. S tem ko pokažete, kaj cenite v mislih in mnenjih ljudi, in s tem, ko spodbujate ljudi k iskanju poti do osebnega napredka, spodbujate odprto in zdravo atmosfero. Dobra povratna informacija izvira iz srca (HEART):

Poštena

Honest

Eksplicitna

Explicit

Primerna in uporabna

Appropriate and Applicable

Relevantna in spoštljiva

Relevant and Respectful

Ob pravem času

Timely

Veščina dajanja in sprejemanja konstruktivne kritike oziroma uravnotežene povratne informacije zahteva nekoliko časa in vaje, ko pa jo enkrat obvladamo, hitro postane običajen način izražanja misli. Dobronamerna kritika je kritika, v kateri pozitivno uravnotežimo z negativnim, ko prednosti primerjamo s slabostmi. Nikoli ne kritiziramo človeka, temveč vedno zgolj vedenje ali neko dejanje. S tem spodbudimo pozitivno spremembo.

Četrta skrivnost – mentorstvo in timsko delo

Del vaših nalog kot dobrega voditelja je stalno učenje, vzgajanje in skrb za razvoj tako posameznikov kot delovnih ekip. Učenje je eden od hvaležnejših vidikov dela, ker se odraža v rasti in uspehu ljudi. Neverjetno zadoščenje je biti priča veselju nekoga, ki se je naučil novih veščin, premagal določeno oviro, dosegel neki cilj ali prevzel nove naloge, in se zavedati, da ste k temu deloma pripomogli tudi vi.

Enako je grajenje in vzdrževanje povezane, produktivne skupine naporen in časovno zahteven, vendar v končni fazi hvaležen proces. Tako individualno kot timsko učenje nista spontana procesa, ampak od vas (kot voditelja) zahtevata napor, jasno zastavljene cilje, čas in neverjetno potrpežljivost. Vedeti moramo, da delovanje zaposlenih ni nikoli konstantno in celo najprizadevnejši delavec od časa do časa potrebuje povratno informacijo, ki mu omogoča, da popravi slabosti.

Peta skrivnost – obvladovanje nesporazumov in reševanje konfliktov

Včasih vaša prizadevanja za konstruktivno kritiko in razprave o razvoju ne obrodijo sadov. Soočiti se morate z razlikami v mnenjih, prioritetah in potrebah. Nesporazum je do določene mere normalen, celo zaželen in lahko prispeva k zdravi interakciji. Ko pa v določenih okoliščinah nastane ločevalni ali celo destruktivni konflikt, morate ukrepati, da rešite situacijo in najdete sprejemljivo rešitev. Za učinkovito vodenje je pomembno, da zaznate potencialni konflikt, preden sploh nastopi, kar vam omogoči preventivni poseg.

Znamenja, ki kažejo na potencialni konflikt:

  • Trudite se pomagati z nasvetom, težava pa se nadaljuje.
  • Zalotite se, da se na neki predlog odzovete z jezo ali da se z jezo odzovejo drugi.
  • Omalovažujete mnenje drugih.
  • Ne poslušate, temveč zgolj čakate na priložnost, ko boste lahko vskočili v pogovor in dokazovali nasprotno.
  • Vaše prioritete ali cilji niso enaki prioritetam in ciljem nekoga drugega, vi pa menite, da so vaši pomembnejši in bi morali imeti prednost.
  • S sogovorniki imate enako osnovo, a ne najdete skupne rešitve.
  • Ne najdete vrednosti v idejah drugih ljudi in tako ne morete konstruktivno kritizirati.

 Šesta skrivnost – priznanje dosežka in uspeha

Nesrečni paradoks je, da imamo v današnjem času vedno večjih pritiskov in novih načinov dela ter sprememb vedno manj časa za ljudi, s katerimi delamo. Pogosto smo najbolj obremenjeni prav tedaj, ko drugi najbolj potrebujejo našo pozornost in vodstvo! Eden izmed načinov, ki nam omogoči, da se posvetimo drugim, ne da bi nam to vzelo preveč časa je, da priznamo njihove uspehe in dosežke.

Prav priznanje je lahko močno orodje pri motiviranju ljudi, katerih delovanje je za vas pomembno. Lahko je pisno ali ustno, dolgo ali kratko, vedno pa prilagojeno posamezniku oziroma skupini. To ni le prazen kompliment, ampak posebno priznanje tega, kar je bilo dobro narejeno ter kje in zakaj je bilo pomembno. Ne dopustite pa, da se vam primeri, da pohvalite zgolj najboljšega, ne smete prezreti drugih, ki dobro in zanesljivo delajo.

Sedma skrivnost – spodbujanje kreativnosti in inovativnosti

Gre za dejavnika, ki lahko močno spodbudita pozitivne spremembe in izmenjavo mnenj ter tako rast in razvoj, hkrati postajata v današnjem ultrakonkurenčnem svetu ključna dejavnika uspeha. Postali sta bistveni komponenti dinamičnih organizacij v času hitrih sprememb, novih politik in ciljev, stalnem navalu novih tehnologij in idej. Potreba po anticipaciji, kdaj in kako se prilagoditi tem dogodkom, postaja ključnega pomena.

Voditelj je kreativec, če pa to ni, mora kreativce postaviti poleg sebe ter kreativnost aktivno spodbujati. Kreativni voditelj zna odkriti pogosto skrite ideje in inventivne sposobnosti ljudi. Spodbuja komunikacijo, reševanje težav, timsko delo, podiranje ovir, tveganje in stalno prizadevanje za to, da bi našli nove in boljše načine za dosego ciljev.

Kako spodbujati krativnost in inovativnost?

  • Naučite se prepoznati svoje lastne omejitve, ki onemogočajo vašo kreativnost.
  • Presezite omejitve ali pa umirite svoj ego, ko se pojavi potreba po kreativnosti.
  • Uporabite svoje veščine dobrega poslušalca in komunikatorja.
  • Poskusite pomagati ljudem premagati njihove ovire na poti do kreativnih zamisli.
  • Spodbujajte ljudi k tveganju in ne obotavljajte se ponuditi drugačne, inovativne ideje.
  • Omogočite varno okolje, naklonjeno idejam inovativnosti.
  • Organizirajte kreativne razprave – viharjenja idej.
  • Naučite se kreativnih tehnik, spodbujajte tudi druge, da se jih naučijo.
  • Vključujte druge v razvoj ciljev, strategij in procesov.
  • Nagradite tveganje in kreativnost (tudi spodrsljaje, če temeljijo na zdravi oceni in so inovativni).
  • Umaknite se in prepustite drugim, da generirajo svoje ideje.

Osma skrivnost – umaknite se!

Umaknite se in omogočite drugim, da razvijejo svoj potencial. Tako boste največ naredili za druge in, ne boste verjeli, tudi zase. Resnični voditelji ustvarjajo voditelje.

Literatura:
Tomaž Korelc: Zmagovito vodenje. Creatoor, Šenčur, 2005.
Pamela J. Pritchard: An Application Guide for Effective Leadership: Coaching and interpersonal skills for leading and managing change. Hull, Quebec, 1992.

Barbara Bačnik

/ZaUspeh/april 2006/